Codice etico

Introduzione

II gruppo di società che comprende Bizmatica S.p.a e le sue controllate (le società controllate direttamente o indirettamente da Bizmatica S.p.a, intendendosi per “controllo” quanto definito dall’art. 93 del D.Lgs. 58/1998, di seguito il “Gruppo Bizmatica”), è una realtà internazionale che opera in una molteplicità di contesti istituzionali, economici, politici, sociali e culturali in continua e rapida evoluzione. Tutte le attività del Gruppo Bizmatica devono essere svolte nell’osservanza della legge, in un quadro di concorrenza leale con onestà, integrità, correttezza e buona fede, nel rispetto degli interessi legittimi dei clienti, dei dipendenti, dei partner commerciali e finanziari e delle collettività in cui il Gruppo Bizmatica è presente con le proprie attività. Tutti coloro che lavorano nel Gruppo Bizmatica, senza distinzioni o eccezioni, sono impegnati ad osservare e a fare osservare tali principi nell’ambito delle proprie funzioni e responsabilità. In nessun modo la convinzione di agire a vantaggio del Gruppo Bizmatica può giustificare l’adozione di comportamenti in contrasto con questi principi. Per la complessità delle situazioni in cui il Gruppo Bizmatica si trova ad operare è importante definire con chiarezza l’insieme dei valori che il Gruppo Bizmatica riconosce, accetta e condivide e l’insieme delle responsabilità che il Gruppo Bizmatica assume verso l’interno e verso l’esterno. Per questa ragione è stato predisposto il presente “Codice Etico” o “Codice”, che racchiude un insieme di principi e regole la cui osservanza da parte dei destinatari è di fondamentale importanza per il buon funzionamento, l’affidabilità e la reputazione del Gruppo Bizmatica. II Codice Etico si propone di improntare a correttezza, equità, integrità, lealtà e rigore professionale le operazioni, i comportamenti ed il modo di lavorare sia nei rapporti interni al Gruppo Bizmatica, sia nei rapporti con i soggetti esterni, ponendo al centro dell’attenzione il rispetto delle leggi e dei regolamenti dei Paesi in cui il Gruppo Bizmatica opera, oltre al rispetto delle procedure aziendali. Il Consiglio di Amministrazione di Bizmatica Spa in qualità di Capogruppo e adeguandosi ai più evoluti standards di governo societario (c.d. Corporate Governance), adotta il presente Codice Etico al fine di sancire i precitati principi di etica e di trasparenza nonché al fine di conciliare la ricerca della competitività con le esigenze di una corretta concorrenza. Bizmatica vigilerà con attenzione sull’osservanza del Codice Etico, predisponendo adeguati strumenti di informazione, prevenzione e controllo e assicurando la trasparenza delle operazioni e dei comportamenti posti in essere, intervenendo, se del caso, con azioni correttive. Al fine di dare la più ampia divulgazione possibile del suo contenuto il presente Codice Etico è pubblicato anche sul sito aziendale www.bizmatica.com. Il Codice Etico costituisce altresì il primo presidio su cui si fonda il Modello Organizzativo adottato dal Gruppo Bizmatica in base alle previsioni del D.Lgs. 231/2001 (responsabilità amministrativa degli enti per fatti costituenti reato), di cui è parte integrante. I rimanenti elementi del Modello Organizzativo sono da ricercarsi nella struttura organizzativa prevista nei Manuali Qualità nonché sui meccanismi operativi di controllo sia procedurali che tecnici (sistemi interni di gestione operativa) previsti dal medesimo. La violazione di principi e delle regole in esso contenuti può quindi determinare gravi conseguenze per la Società anche ai sensi della detta normativa.

Principi generali

Destinatari Vengono di seguito denominati “Destinatari” i soggetti cui si applicano le norme del presente Codice Etico, individuati negli Amministratori e nei componenti degli organi sociali di tutte le società del Gruppo Bizmatica, in tutto il personale dipendente delle società del Gruppo Bizmatica e in tutti coloro che, direttamente o indirettamente, stabilmente o temporaneamente, instaurano con il Gruppo Bizmatica stesso rapporti e relazioni, o, comunque, operano per perseguirne gli obiettivi, in tutti i Paesi in cui il Gruppo Bizmatica opera. L’attività svolta dalle società del Gruppo Bizmatica è informata ai principi di correttezza e trasparenza. A tal fine, le operazioni con parti correlate, ivi comprese le operazioni infragruppo, rispettano criteri di correttezza sostanziale e procedurale, secondo prestabiliti principi di comportamento per la loro effettuazione, adeguatamente portati a conoscenza del mercato. Compete in primo luogo ai managers dare concretezza ai valori e ai principi contenuti nel Codice, facendosi carico delle responsabilità verso l’interno e verso l’esterno e rafforzando la fiducia, la coesione e lo spirito di Gruppo Bizmatica. I dipendenti del Gruppo Bizmatica, nel già dovuto rispetto della legge e delle normative vigenti, adegueranno le proprie azioni e i propri comportamenti ai principi, agli obiettivi e agli impegni previsti dal Codice. I componenti dei Consigli di Amministrazione nel fissare gli obiettivi di impresa si ispirano ai principi contenuti nel Codice. Tutte le azioni, le operazioni e le negoziazioni compiute e, in genere, i comportamenti posti in essere dai dipendenti del Gruppo Bizmatica nello svolgimento dell’attività lavorativa sono ispirati alla massima correttezza dal punto di vista della gestione, alla completezza e trasparenza delle informazioni, alla legittimità sotto l’aspetto formale e sostanziale e alla chiarezza e verità nei riscontri contabili secondo le norme vigenti e le procedure interne. Ciascun dipendente deve fornire apporti professionali adeguati alle responsabilità assegnate e deve agire in modo da tutelare il prestigio e l’immagine del Gruppo Bizmatica. Ciascun Destinatario è tenuto a conoscere il Codice Etico, a contribuire attivamente alla sua attuazione ed a segnalarne eventuali carenze alla competente funzione di riferimento. Per la piena osservanza del Codice Etico, ciascun dipendente, qualora venga a conoscenza di situazioni che, effettivamente o potenzialmente, possono rappresentare una rilevante violazione del Codice Etico, deve darne tempestiva segnalazione, al proprio diretto superiore o all’Amministratore Delegato.

Impegni di Bizmatica Bizmatica assicura anche attraverso la designazione di specifiche funzioni (“Organi di Riferimento”): 1. la massima diffusione del Codice presso Destinatari; 2. l’aggiornamento del Codice al fine di adeguarlo all’evoluzione della sensibilità civile e delle normative di rilevanza per il Codice stesso; 3. lo svolgimento di verifiche in ordine ad ogni notizia di violazione delle norme del Codice; 4. la valutazione dei fatti e la conseguente attuazione, in caso di accertata violazione, di adeguate misure sanzionatorie; 5. che nessuno possa subire ritorsioni di qualunque genere per aver fornito notizie di possibili violazioni del Codice o delle norme di riferimento.

Obblighi per tutti i dipendenti Ad ogni dipendente viene chiesta la conoscenza delle norme contenute nel Codice e delle norme di riferimento che regolano l’attività svolta nell’ambito della sua funzione. I dipendenti del Gruppo Bizmatica hanno l’obbligo di: 1. astenersi da comportamenti contrari a tali norme; 2. rivolgersi ai propri superiori o alla struttura Risorse Umane di riferimento in caso di necessità di chiarimenti sulle modalità di applicazione delle stesse; 3. riferire tempestivamente al proprio superiore o alla struttura Risorse Umane di riferimento qualsiasi notizia, di diretta rilevazione o riportata da altri, in merito a possibili loro violazioni nonché qualsiasi richiesta gli sia stata rivolta di violarle; 4. nei casi di presunte violazioni di particolare gravità, è fatto obbligo al dipendente di indirizzare la segnalazione direttamente all’Amministratore Delegato, secondo le modalità previste dalla Procedura per la gestione di segnalazioni e denunce riguardanti violazioni di principi e norme definiti e/o riconosciuti dal Gruppo Bizmatica.

Ulteriori obblighi per i Responsabili delle Unità e Funzioni aziendali Ogni Responsabile di Unità/Funzione aziendale ha l’obbligo di: 1. rappresentare con il proprio comportamento un esempio per i propri collaboratori e indirizzare i collaboratori all’osservanza del Codice e delle procedure di riferimento; 2. operare affinché i collaboratori comprendano che il rispetto delle norme del Codice, nonché delle procedure e delle norme di sicurezza, costituisce parte essenziale della qualità della prestazione di lavoro; 3. selezionare accuratamente, per quanto di propria competenza, collaboratori interni ed esterni per impedire che vengano affidati incarichi a persone che non diano pieno affidamento sul proprio impegno ad osservare le norme del Codice e le procedure; 4. adottare misure correttive immediate quando richiesto dalla situazione.

Valenza del Codice nei confronti di terzi Tutti i dipendenti del Gruppo Bizmatica, in ragione delle loro competenze, nell’ambito delle relazioni con soggetti esterni, i confronti di soggetti terzi, devono: 1. informarli adeguatamente circa gli impegni e gli obblighi imposti dal Codice; 2. esigere il rispetto degli obblighi che riguardano direttamente la loro attività; 3. adottare le opportune iniziative interne e, se di propria competenza, esterne in caso di mancato 4. adempimento da parte di terzi dell’obbligo di conformarsi alle norme del Codice.

Organi di Riferimento Organi di Riferimento per l’applicazione del Codice sono:

1. l’Amministratore Delegato quale destinatario di tutte le notizie di possibili violazioni; 2. il Responsabile Personale, con il compito di promuovere la conoscenza del Codice all’interno del Gruppo Bizmatica, esaminare, su indicazione dell’Amministratore Delegato, le notizie di possibili violazioni, promuovere le istruttorie e verifiche più opportune avvalendosi delle strutture competenti del Gruppo Bizmatica ed assumere, in accordo con l’Amministratore Delegato, gli opportuni provvedimenti sanzionatori in caso di violazioni al Codice. 3. il Responsabile della Qualità, con il compito di garantire la registrazione e la custodia delle denunce oltre a coordinarsi per la verifica da parte degli organi di controllo Qualità.

Valore contrattuale del Codice Il Codice costituisce parte integrante del rapporto di lavoro. L’osservanza delle norme del Codice deve considerarsi parte essenziale degli obblighi dei Dipendenti delle Società del Gruppo Bizmatica. La violazione delle norme del Codice potrà costituire inadempimento alle obbligazioni primarie del rapporto di lavoro o illecito disciplinare, con ogni conseguenza di legge, anche in ordine alla conservazione del rapporto di lavoro e potrà comportare azioni per il risarcimento dei danni dalla stessa violazione causati. Per i Destinatari non dipendenti l’osservanza del Codice costituisce presupposto essenziale per la prosecuzione del rapporto professionale/collaborativo in essere con il Gruppo Bizmatica.

Comportamento nella gestione degli affari

Gestione degli affari in generale II Gruppo Bizmatica nei rapporti di affari si ispira ai principi di lealtà, correttezza, trasparenza, efficienza ed apertura al mercato. I dipendenti del Gruppo Bizmatica e i collaboratori esterni che agiscono in nome o per conto del Gruppo Bizmatica stesso, sono tenuti nei rapporti d’affari di interesse del Gruppo Bizmatica e nei rapporti con la Pubblica Amministrazione ad un comportamento etico e rispettoso delle leggi, improntato alla massima trasparenza, chiarezza, correttezza ed efficienza. Nei rapporti e relazioni commerciali o promozionali i Destinatari sono tenuti altresì ad un comportamento allineato alle politiche aziendali del Gruppo Bizmatica, che mai può tradursi, seppure finalizzato al perseguimento dell’oggetto sociale, in atti contrari alla legge, alla normativa vigente ovvero alle procedure aziendali adottate con riferimento alle singole funzioni.

Regali, omaggi ed altre utilità Nei rapporti con i Clienti, i Fornitori e terzi in genere, non sono ammesse offerte di denaro, regali o benefici di qualsiasi natura a titolo personale tendenti ad ottenere indebiti vantaggi reali o apparenti di qualsivoglia natura (es. promesse di vantaggi economici, favori, raccomandazioni, promesse di offerte di lavoro…). In ogni caso gli atti di cortesia commerciale sono consentiti, purché di modico valore e, comunque, tali da non compromettere l’integrità e la reputazione e da non influenzare l’autonomia di giudizio del Destinatario. Il Destinatario che riceva omaggi, oltre i limiti delle normali relazioni di cortesia e non di modico valore, dovrà rifiutare ed informare immediatamente il suo superiore o l’Amministratore Delegato.

Conflitto di interessi I Destinatari devono evitare situazioni e/o attività che possano condurre a conflitti di interesse con quelli del Gruppo Bizmatica o che potrebbero interferire con la loro capacità di prendere decisioni imparziali, nella salvaguardia del miglior interesse dello stesso. Qualora in capo al Destinatario si verifichi una situazione di conflitto con gli interessi del Gruppo Bizmatica, è necessario che il Destinatario lo comunichi immediatamente al suo superiore o all’Amministratore Delegato e si astenga da ogni attività connessa alla situazione fonte del conflitto. Nei rapporti tra il Gruppo Bizmatica e i terzi, i Destinatari devono agire secondo norme etiche e legali, con esplicito divieto di ricorrere a favoritismi illegittimi, pratiche collusive, di corruzione o di sollecitazione di vantaggi personali per sé o per altri. E’ fatto obbligo di riferire tempestivamente al proprio superiore e/o all’Amministratore Delegato qualsiasi informazione che possa far presumere o presagire una situazione di potenziale conflitto di interessi con il Gruppo Bizmatica. A titolo esemplificativo, e non esaustivo, possono determinare conflitti di interessi le seguenti situazioni: 1. avere interessi economici e finanziari (possesso significativo di azioni, incarichi professionali ecc.), anche attraverso familiari, con clienti, fornitori o concorrenti; 2. svolgere attività lavorativa, anche da parte dei familiari, presso clienti, fornitori o concorrenti; 3. accettare denaro, regali o favori di qualsiasi natura da persone, aziende o enti che sono o intendono entrare in rapporti di affari con il Gruppo Bizmatica; 4. utilizzare la propria posizione in azienda o le informazioni acquisite nel proprio lavoro in modo che si possa creare conflitto tra gli interessi propri e quelli di azienda.

Rapporti con gli azionisti Il Gruppo Bizmatica persegue la creazione di valore per la generalità dei propri azionisti, tutelando gli interessi del Gruppo stesso e degli azionisti nel loro complesso, senza preferenza alcuna per gruppi o categorie particolari di azionisti. E’ espressamente vietato qualsiasi favoritismo o comportamento preferenziale nei confronti di uno o più degli azionisti. Solo le funzioni specificamente autorizzate dal Gruppo Bizmatica hanno la facoltà di intrattenere rapporti con gli azionisti per conto del Gruppo Bizmatica. Il Gruppo Bizmatica riconosce l’Assemblea degli azionisti come momento privilegiato di dialogo e scambio con il Consiglio di Amministrazione, nel rispetto del diritto di ciascun azionista di chiedere chiarimenti, informazioni e di suggerire proposte. A tal fine, il Gruppo Bizmatica promuove la più ampia partecipazione all’Assemblea sia dei propri amministratori che degli stessi azionisti e garantisce flussi informativi corretti e trasparenti.

Rapporti con i Fornitori La selezione dei Fornitori e la formulazione delle condizioni di acquisto dei beni e servizi per le società del Gruppo Bizmatica è dettata da valori e parametri di concorrenza, obiettività, correttezza, imparzialità, equità nel prezzo, qualità del bene e/o del servizio, valutando accuratamente le garanzie di assistenza ed il panorama delle offerte in genere. I processi di acquisto devono essere improntati alla ricerca del massimo vantaggio competitivo per il Gruppo Bizmatica ed alla lealtà ed imparzialità nei confronti di ogni Fornitore in possesso dei requisiti richiesti. Va, inoltre, perseguita la collaborazione dei Fornitori nell’assicurare costantemente il soddisfacimento delle esigenze dei clienti del Gruppo Bizmatica in termini di qualità e tempi di consegna. La stipula di un contratto con un Fornitore deve sempre basarsi su rapporti di estrema chiarezza, evitando, ove possibile, l’assunzione di vincoli contrattuali che comportino forme di dipendenza verso il Fornitore contraente. L’esigenza di perseguire il massimo vantaggio competitivo per il Gruppo Bizmatica, però, deve necessariamente assicurare che il Gruppo Bizmatica e i suoi Fornitori adottino soluzioni operative in linea con la normativa vigente e, più in generale, con i principi di tutela della persona, del lavoratore, della salute e sicurezza e dell’ambiente.

Rapporti con i Clienti il Gruppo Bizmatica persegue il proprio successo sui mercati internazionali attraverso l’offerta di prodotti e servizi di alta qualità a condizioni competitive e nel rispetto delle norme poste a tutela della concorrenza. Ciascun Destinatario, nell’ambito dei rapporti con i Clienti e nel rispetto delle procedure interne, deve favorire la massima soddisfazione del Cliente, fornendo, tra l’altro, informazioni esaurienti ed accurate sui prodotti ed i servizi loro forniti, in modo da favorire scelte consapevoli.

Uso corretto dei beni aziendali Ogni Destinatario è responsabile della protezione delle risorse a lui affidate ed ha il dovere di informare tempestivamente le strutture preposte di eventuali minacce o eventi dannosi per il Gruppo Bizmatica. In particolare ogni Destinatario deve: 1. operare con diligenza per tutelare i beni aziendali, attraverso comportamenti responsabili ed in linea con le procedure operative predisposte per regolamentare l’utilizzo degli stessi; 2. evitare utilizzi impropri dei beni aziendali che possano essere causa di danno o riduzione di efficienza, o comunque in contrasto con l’interesse dell’azienda; 3. ottenere le autorizzazioni necessarie nell’eventualità di un utilizzo del bene fuori dall’ambito aziendale. La crescente dipendenza dalla tecnologia informatica richiede di assicurare la disponibilità, sicurezza, integrità e massima efficienza di questa particolare categoria di beni. Ogni Destinatario è tenuto a: 1. non inviare messaggi di posta elettronica minatori e ingiuriosi, non ricorrere a linguaggio di basso livello, non esprimere commenti inappropriati o indesiderabili, che possano arrecare offesa alla persona e/o danno all’immagine aziendale; 2. evitare lo spamming o “catene di Sant’Antonio” che possano generare un traffico di dati/informazioni/ processi all’interno della rete telematica aziendale tale da ridurre sensibilmente l’efficienza della rete con impatti negativi sulla produttività; 3. non navigare su siti internet con contenuti indecorosi e offensivi; 4. adottare scrupolosamente tutte le cautele necessarie al fine di non compromettere le funzionalità e la protezione dei sistemi informativi ad uso proprio e aziendali; 5. evitare di caricare sui sistemi aziendali del software preso a prestito o non autorizzato dall’Azienda e non fare mai copie non autorizzate di programmi su licenza per uso personale, aziendale o per terzi. Il Gruppo Bizmatica vieta, in particolare, ogni utilizzo dei sistemi informatici che possa rappresentare violazione delle leggi vigenti, nonché comunque offesa alla libertà, all’integrità e alla dignità delle persone, specialmente dei minori. Il Gruppo Bizmatica vieta altresì ogni utilizzo dei sistemi informatici che possa recare indebite intrusioni o danni a sistemi informatici altrui. L’utilizzo anche involontario di questi beni per qualunque fine al di fuori dell’attività aziendale, può provocare seri danni (economici, di immagine, di competitività ecc.) a Bizmatica con l’aggravante che un uso improprio può comportare per la stessa potenziali sanzioni penali ed amministrative per eventuali illeciti e la necessità di intraprendere provvedimenti disciplinari nei confronti dei Destinatari.

Rapporti con l’Esterno

Rapporti con Partiti, Organizzazioni Sindacali e Associazioni Il Gruppo Bizmatica non eroga contributi diretti o indiretti a Partiti politici sia in Italia che all’estero né a loro rappresentanti o candidati. Ogni dipendente deve riconoscere che qualsiasi forma di coinvolgimento in attività politiche avviene su base personale, nel proprio tempo libero, a proprie spese ed in conformità alle leggi in vigore. Il Gruppo Bizmatica, inoltre, non eroga contributi ad organizzazioni con le quali può ravvisarsi un conflitto di interessi (quali sindacati, associazioni a tutela dei consumatori o ambientaliste). Sono possibili forme di cooperazione quando: la finalità sia riconducibile alla missione del Gruppo Bizmatica o sia riferibile a progetti di pubblico interesse; la destinazione delle risorse sia chiara e documentabile; vi sia un’espressa autorizzazione da parte delle funzioni aziendali preposte.

Rapporti con le Istituzioni Pubbliche I rapporti con gli Enti e gli Organismi Pubblici, necessari per lo sviluppo dei programmi aziendali del Gruppo Bizmatica, sono riservati esclusivamente alle funzioni aziendali a ciò delegate. I rapporti devono essere improntati alla massima trasparenza, chiarezza, correttezza e tali da non indurre a interpretazioni parziali, falsate, ambigue o fuorvianti da parte dei soggetti istituzionali pubblici con i quali si intrattengono relazioni a vario titolo. Omaggi e atti cortesia e di ospitalità verso rappresentanti quali pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio sono consentiti quando siano di modico valore e comunque tali da non poter essere interpretati da un terzo come finalizzati ad acquisire vantaggi in modo improprio. In ogni caso questo tipo di spese deve essere autorizzato e documentato in modo adeguato. In particolare, nei rapporti con Soggetti Pubblici per l’accesso a fondi agevolati, il Gruppo Bizmatica: 1. rifiuta qualsiasi comportamento volto a conseguire il contributo in maniera indebita, con raggiri o omissione di informazioni dovute; 2. vieta di destinare il contributo ricevuto a finalità diverse da quelle per cui è stato erogato.

Rapporti con i mass media I rapporti tra il Gruppo Bizmatica ed i mass media spettano alle funzioni aziendali appositamente designate e devono essere svolti in coerenza con la politica e gli strumenti di comunicazione definiti. Qualsiasi dipendente del Gruppo Bizmatica che riceva una richiesta di intervista/rilascio di dichiarazioni riguardanti il Gruppo Bizmatica da parte di un qualsiasi organo di stampa è tenuto ad informare preventivamente la funzione Marketing.

Politiche del personale

Gestione delle risorse umane Le risorse umane sono un elemento indispensabile per l’esistenza dell’impresa. La dedizione e la professionalità dei dipendenti sono valori e condizioni determinanti per il conseguimento degli obiettivi del Gruppo Bizmatica. II Gruppo Bizmatica si impegna a sviluppare le capacità e le competenze di ciascun dipendente affinché l’energia e la creatività dei singoli trovi piena espressione nell’esecuzione e nel raggiungimento dell’oggetto sociale. II Gruppo Bizmatica offre a tutti i dipendenti le medesime opportunità di crescita professionale, facendo in modo che tutti possano godere di un trattamento equo basato su criteri di merito, senza discriminazione alcuna. Le funzioni competenti devono: 1. adottare criteri di merito, di competenza e comunque strettamente professionali per qualunque decisione relativa ad un dipendente; 2. provvedere a selezionare, assumere, formare, retribuire e gestire i dipendenti senza discriminazione alcuna; 3. creare un ambiente di lavoro nel quale le caratteristiche personali non possano dare luogo a discriminazioni. Ciascun Destinatario deve collaborare attivamente per mantenere un clima di reciproco rispetto della dignità e della reputazione di ciascuno. I Destinatari, inoltre, sono tenuti a riservare ai dati personali, di cui vengano a conoscenza durante il proprio lavoro, il trattamento più adeguato al fine di tutelare la riservatezza, l’immagine e la dignità delle persone. II Gruppo Bizmatica si impegna a diffondere e consolidare una cultura della sicurezza, sviluppando la consapevolezza dei rischi, promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutti i collaboratori ed operando per preservare, soprattutto con azioni preventive, la salute e la sicurezza dei lavoratori. Le attività del Gruppo Bizmatica devono svolgersi nel pieno rispetto della normativa vigente in materia di prevenzione e protezione; la gestione operativa deve fare riferimento a criteri avanzati di salvaguardia ambientale e di efficienza energetica, perseguendo il miglioramento delle condizioni di salute e sicurezza sul lavoro. II Gruppo Bizmatica si impegna anche a garantire la tutela delle condizioni di lavoro nella protezione dell’integrità psico-fisica del lavoratore, nel rispetto della sua personalità morale, evitando che questa subisca illeciti condizionamenti o indebiti disagi. Il Gruppo Bizmatica contrasta pertanto ogni comportamento o atteggiamento discriminatorio o lesivo della persona, delle sue convinzioni e delle sue preferenze (per esempio nel caso di ingiurie, minacce, isolamento o eccessiva invadenza, limitazioni professionali). Il Gruppo Bizmatica si adopera affinché, nell’ambito delle proprie attività, i diritti previsti dalla Dichiarazione universale dei diritti dell’uomo siano garantiti nei diversi Paesi in cui opera. Il Gruppo Bizmatica, in qualsiasi Paese si trovi ad operare, rifiuta lo sfruttamento del lavoro minorile. Oltre al pieno rispetto delle normative previste in materia nei singoli Paesi, Bizmatica promuove la tutela dei diritti del lavoratore, delle libertà sindacali e dei diritti di associazione. Qualsiasi violazione delle disposizioni del presente articolo deve essere immediatamente comunicata al Responsabile delle Risorse Umane.

Rispetto dei colleghi Il Gruppo Bizmatica non ammette le molestie sessuali, intendendo come tali: la subordinazione di prospettive retributive o di carriera all’accettazione di favori sessuali; le proposte di relazioni interpersonali private, condotte nonostante un espresso o ragionevolmente evidente non gradimento, che abbiano la capacità, in relazione alla specificità della situazione, di turbare la serenità del destinatario.

Abuso di sostanze alcoliche e stupefacenti Il Gruppo Bizmatica richiede che ciascun dipendente contribuisca personalmente a mantenere l’ambiente di lavoro rispettoso della sensibilità degli altri. Sarà pertanto considerata consapevole assunzione del rischio di pregiudizio di tali caratteristiche ambientali, nel corso dell’attività lavorativa e nei luoghi di lavoro: prestare servizio sotto gli effetti di abuso di sostanze alcoliche, di sostanze stupefacenti o di sostanze di analogo effetto; consumare o cedere a qualsiasi titolo sostanze stupefacenti nel corso della prestazione lavorativa.

Trasparenza dell’informativa contabile e controlli interni Informativa contabile Tutte le attività e le azioni svolte ed effettuate dai Destinatari nell’ambito della propria attività lavorativa dovranno essere verificabili. La trasparenza contabile si fonda sulla verità, accuratezza e completezza ed affidabilità della documentazione dei fatti gestionali e delle relative registrazioni contabili. Ciascun Destinatario è tenuto a collaborare affinché i fatti di gestione siano rappresentati correttamente e tempestivamente nella contabilità. Per ogni operazione è conservata agli atti un’adeguata documentazione di supporto dell’attività svolta, in modo da consentire l’agevole registrazione contabile, l’individuazione dei diversi livelli di responsabilità nonché la ricostruzione accurata dell’operazione. Ciascuna registrazione deve riflettere esattamente ciò che risulta dalla documentazione di supporto. I Destinatari che venissero a conoscenza di omissioni, falsificazioni, alterazioni o trascuratezze dell’informativa e della documentazione di supporto sono tenuti a riferire i fatti al proprio superiore ovvero all’Amministratore Delegato.

Controlli interni E’ volontà del Gruppo Bizmatica diffondere a tutti i livelli della propria organizzazione una cultura consapevole dell’importanza di un adeguato sistema di controllo interno. In particolare il sistema di controllo interno deve favorire il raggiungimento degli obiettivi aziendali e deve, pertanto, essere orientato al miglioramento dell’efficacia e dell’efficienza dei processi produttivi e gestionali. Tutti i Destinatari, nell’ambito delle funzioni svolte, sono responsabili del corretto funzionamento del sistema di controllo. Ognuno deve sentirsi custode responsabile dei beni aziendali, materiali e immateriali, che sono strumentali all’attività svolta. La Qualità interna e le società incaricate della verifica del sistema Qualità hanno libero accesso ai dati, alla ocumentazione ed alle informazioni utili per lo svolgimento della loro attività.

Antiriciclaggio e antiterrorismo Il Gruppo Bizmatica, nel rispetto della normativa vigente in materia, si adopera per prevenire l’utilizzo del proprio sistema economico-finanziario per finalità di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo (o di qualsiasi altra attività criminosa) da parte dei propri clienti, dei fornitori, dei dipendenti e delle controparti con cui si relaziona nello svolgimento delle proprie attività. Il Gruppo Bizmatica procede quindi a verificare con la massima diligenza le informazioni disponibili sulle controparti commerciali, sui fornitori, sui partner e consulenti, al fine di accertare la loro rispettabilità e la legittimità della loro attività prima di instaurare con loro rapporti d’affari. Il Gruppo Bizmatica cura altresì che le operazioni di cui è parte non presentino, anche solo potenzialmente, il rischio di favorire il ricevimento o la sostituzione o l’impiego di denaro o beni derivanti da attività criminali.

Adozione, efficacia e modifiche Il presente Codice Etico è periodicamente oggetto di aggiornamento, modifica o revisione da parte del Consiglio di Amministrazione di Bizmatica S.p.a, anche su eventuale proposta del Collegio Sindacale. II presente Codice Etico viene adottato con delibera del Consiglio di Amministrazione di Bizmatica S.p.a in data 22 Dicembre 2011 con efficacia immediata a decorrere da tale data.

Bizmatica S.p.a. Il Consiglio di Amministrazione Milano, 22 Dicembre 2011

Procedura per la Gestione di Segnalazioni e Denunce riguardanti violazioni di principi e norme definiti e/o riconosciuti dal Gruppo Bizmatica

Oggetto Rientrano nell’ambito della presente procedura le denunce, i reclami e le segnalazioni (in seguito “denunce”) riguardanti casi di presunta frode, di violazione dei principi etici e comportamentali previsti dal Codice Etico di Gruppo e di irregolarità o negligenze nella tenuta della contabilità, dei controlli interni e nella revisione contabile ( in seguito “violazioni”). Per ” Gruppo” si intendono Bizmatica S.p.a e le società controllate (le società controllate direttamente o indirettamente da Bizmatica S.p.a, intendendosi per “controllo” quanto definito dall’art. 93 del D.Lgs. 58/1998). Sono prese in considerazione sia le denunce pervenute da soggetti interni dipendenti che da soggetti esterni al Gruppo, che si impegna a salvaguardare l’anonimato del denunciante ed a garantire che il dipendente che segnali la violazione non sia oggetto di alcuna forma di ritorsione. La procedura è valida per tutte le Società del Gruppo.

Iter Procedurale 1. La denuncia della violazione può essere inoltrata soltanto in forma scritta tramite lettera firmata o anonima per posta ordinaria a Bizmatica S.p.a viale Milanofiori 20090 Assago MI, attenzione dell’Amministratore Delegato. La presente procedura, comunque, incoraggia sia i dipendenti che i soggetti esterni a non effettuare denunce anonime, in quanto un’eventuale investigazione sarebbe resa difficoltosa in assenza di una fonte “individuata” dell’informazione. 2. Tutte le denunce di violazioni pervenute in azienda, indipendentemente da chi le riceve e dalla fonte, devono essere inviate all’attenzione dell’Amministratore Delegato. 3. Il Responsabile Personale, su indicazione dell’Amministratore Delegato e avvalendosi del supporto di altre funzioni aziendali competenti farà in modo che tutte le denunce ricevute vengano: o Registrate e custodite; o Qualificate (archiviazione o attivazione accertamenti) con esplicitazione delle motivazioni che hanno indotto alla decisione; o sottoposte, ove ritenuto necessario, al processo di verifica con informativa alle parti interessate. 4. Al fine di attivare le verifiche il Responsabile Personale potrà, a sua discrezione, avvalersi di qualsiasi funzione aziendale che ritenga abbia la professionalità e/o le conoscenze per fornirgli il necessario supporto. Spetta al Responsabile Personale valutare se sia necessario informare preventivamente il denunciato e/o il denunciante prima di procedere all’istruttoria. 5. Il Responsabile Personale può sospendere o interrompere in qualunque momento l’istruttoria se viene rilevata l’infondatezza della enuncia e, nel caso venga accertata la malafede del denunciante, può proporre di avviare un procedimento nei suoi confronti. 6. Nessun accertamento di violazione sarà assunto dal Responsabile Personale senza prima aver sentito l’interessato. 7. Il Responsabile Personale, nel rispetto dei necessari criteri di riservatezza, comunica i risultati delle verifiche e gli eventuali provvedimenti proposti a rimedio delle irregolarità riscontrate all’Amministratore Delegato per assumere i provvedimenti medesimi. 8. Il Responsabile Personale, tramite l’Amministratore Delegato e con cadenza periodica almeno semestrale, fornisce al Consiglio di Amministrazione e Collegio Sindacale l’informativa in merito alle denunce pervenute ed al loro status. 9. Il Collegio Sindacale in caso di denunce riguardanti il bilancio, la contabilità, i controlli interni e la revisione contabile può richiedere ulteriori approfondimenti all’Amministratore Delegato.

Protezione del denunciante In conformità con le best practices aziendali il Responsabile Personale non dovrà tollerare alcun tipo di ritorsione da parte di qualunque soggetto nei confronti di chi in buona fede denunci un’attività illecita o una violazione o fornisca assistenza al Responsabile Personale o al Management nell’attività di investigazione. Il Responsabile Personale non dovrà rivelare l’identità di chi effettua la denuncia e non dovrà tollerare iniziative che abbiano l’obiettivo di identificare il denunciante.